มากกว่าการเตรียมงานคือการเตรียมสถานที่สำหรับงานประชุม

 

การจัดงานประชุม ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร ทุกบริษัท เพราะการประชุมเป็นการแก้ไข และร่วมระดมความคิดต่าง ๆ แก้ไขปัญหาภายในองค์กรร่วมกัน หากองค์กรหรือว่าบริษัทใดที่ไม่มีการจัดประชุมเลย หรือว่ามีน้อย บริษัทนั้นก็จะมีการเติบโตที่น้อย หรือช้ากว่าปรกติ และปัญหาต่าง ๆ ที่มักจะเกิดขึ้นอยู่บ่อย ๆ ก็จะเกิดขึ้นอีกครั้ง เพราะปัญหาไม่ได้ถูกแก้ไขอย่างถูกต้อง

 

และการประชุมจะมีประสิทธิภาพสสูงสุดได้นั้น จะต้องมีการเตรียมการเอาไว้อย่างถูกต้อง และมีการดำเนินงานที่เป็นระบบแบบแผน สิ่งที่สำคัญสำหรับการจัดงานประชุมก็คือการ เช่าห้องประชุม เพื่อจัดงาน ในการจัดแต่ละครั้งมีหลายสิ่งที่ผู้จัดเตรียมสถานที่ในการประชุม จะต้องนำมาพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกห้องประชุมก็คือ

 

  1.    จำนวนผู้ที่เข้าร่วมประชุม

 

ก่อนการจัดงานประชุมทุกครั้ง จะต้องมีการทราบรายละเอียดของผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมก่อน ว่ามีจำนวนเท่าไหร่ เป็นผู้ชาย หรือผู้หญิงกี่คน เพื่อจะได้จัดการเตรียม เช่าห้องประชุม ได้อย่างพอเพียง เพื่อไม่ให้มีการผิดพลาดในการจัดเตรียมสถานที่

 

  1.    ห้องที่ใช้ในการจัดประชุม

 

จะต้องเหมาะสมกับการใช้ประชุมงาน ไม่แคบหรือว่ากว้างมากจนเกินไป และมีการจัดรูปแบบที่ถูกต้องเหมาะกับการใช้ประชุม ผู้ที่เข้าร่วมประชุมจะต้องมีความสะดวกสบายในการเข้าประชุม ไม่แออัด หรือว่ามีความลำบากในการประชุม ในกรณีที่สถานที่หรือโต๊ะเก้าอี้ไม่ดีพอ

 

  1.    มีห้องสำหรับการพักผ่อน

 

ก่อนจะเลือก เช่าห้องประชุม สักแห่งจะต้องดูลักษณะของห้องประชุมแต่ละที่ให้ชัดก่อนว่า มีห้องต่าง ๆ ครบถ้วนหรือไม่ อย่างเช่นจำนวนห้องน้ำ เพียงพอสำหรับผู้ที่เข้าร่วมประชุมจำนวนมากหรือไม่ มีห้องรับรองสำหรับการพักเบรกหรือไม่ สิ่งเหล่านี้ถือว่าจำเป็นและมองข้ามไม่ได้ เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกสบาย ให้กับผู้ที่เข้าร่วมงาน

 

  1.    มีการแนะนำห้องต่าง ๆ

 

การจัดประชุมแต่ละครั้ง จะต้องมีการทำลูกศร หรือว่าป้ายต่าง ๆ ในการบอกทางให้กับผู้ที่เข้าร่วมงานด้วย เพื่อที่จะสะดวกในการห้องแต่ละห้อง อย่างเช่นห้องน้ำต้องไปทางไหน ห้องรับรองไปทางไหน เป็นต้น

 

  1.    การเดินทาง

 

การเลือก เช่าห้องประชุม สำหรับการประชุมแต่ละครั้ง สิ่งหนึ่งที่ต้องนำมาพิจารณาด้วยก็คือ การเดินทางมาร่วมประชุมของผู้ร่วมงาน จะต้องมีความสะดวกสบาย และปลอดภัยมากที่สุด มีสถานที่จอดรถพอเพียงหรือไม่ สถานที่จัดประชุมที่นิยมกันมากที่สุดก็คือ สถานที่จัดงานที่ติดกับรถไฟฟ้า เพราะสะดวกในการเดินทางมากกว่าที่ไกลจากสถานีรถไฟฟ้า และไม่ต้องกังวลเรื่องของรถติด หรือมาไม่ทันเวลา และยังเป็นการเพิ่มความปลอดภัยให้กับผู้ที่เข้ามาร่วมงานประชุม ว่าจะไม่เกิดอุบัติเหตุจากการเดินทางเข้ามาร่วมงาน

 

หากจะเลือกจัดประชุมแต่ละครั้ง สิ่งที่ต้องพิจารณาทั้ง 5 ข้อ ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการจัดงาน ที่จะช่วยให้การจัดประชุมมีความสมบูรณ์ และได้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด ยิ่งเป็นการจัดประชุมที่มีความใหญ่ และสำคัญ การเลือก เช่าห้องประชุม ถือว่าต้องมี่ความรอบคอบมากยิ่งขึ้น เพราะจะให้พลาดไม่ได้เลย และต้องมีการวางแผนเอาไว้ล่วงหน้า เป็นระยะเวลาที่นานพอสมควรในการเตรียมงาน

 

Visitors: 53,046